La Superintendencia de Sociedades emitió el Oficio 220-094002 del 27 de mayo de 2016, el cual tiene como referencia: condiciones para la reunión por derecho propio.

El texto completo del concepto de la SuperSociedades es el siguiente:

Me refiero a su escrito radicado con el número 2016-01-203257, mediante el cual solicita el concepto de este Despacho sobre una serie de aspectos relativos a la reunión de que trata el artículo 422 de Código de Comercio; particularmente pregunta:

i) si se trata de un tipo de reunión o de convocatoria,
ii) si a una reunión de esa índole uno de los accionistas puede participar a través de comunicación simultánea y sucesiva como via teléfono, skype, etc,
iii) si en los estatutos de una SAS es posible pactar las condiciones de celebración de dicha reunión en términos distintos a los señalados por la ley, y si este pacto elimina tacita o expresamente la posibilidad de la reunión en los términos que prevé la norma legal invocada.

Sobre el particular es pertinente señalar que los temas objeto de sus inquietudes han sido tratados antes por la Entidad y a más de los múltiples pronunciamientos que expresan su criterio en torno a ellos, está la Circular Básica Jurídica, como la “Guía práctica para la celebración de asambleas de accionistas y juntas de socios” todos los cuales se encuentran publicados en la P. Web para posibilitar que los usuarios consulten directamente los asuntos de su interés, como en particular se advierte con los aspectos relativos a la reunión por derecho propio, tema del que se ocupa el Capítulo Tercero de la Circular Externa 100-000005 del 4 de septiembre de 2015.

1. Para mayor claridad, basta transcribir algunos apartes de la circular referida, en punto al tema:

[…]

‘ i. Si la reunión ordinaria no fuere convocada de manera oportuna, el máximo órgano social se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad y podrá sesionar con un número plural de personas, sin importar la cantidad de acciones o cuotas que se encuentren representadas conforme lo dispone el artículo 422 del Código de Comercio.

‘ […]

‘v. La consagración legal de la reunión por derecho propio es imperativa y por tanto no es susceptible de ser modificada o derogada por acuerdos privados. De acuerdo con lo anterior, su realización únicamente puede tener lugar a las 10:00 a.m. del primer día hábil del mes de abril, para lo cual se precisa que si en las oficinas de administración de la sociedad se labora habitualmente los días sábados, estos se consideran hábiles para efectos de la reunión‘.

En tal virtud, el citado artículo 422 del Código de Comercio consagra una reunión para la que taxativamente fijó las condiciones que determinan su procedencia y las que se requieren para su celebración, que supone una convocatoria de origen legal, de forma que hubiere certeza sobre el sitio, fecha y hora de su realización. Esto es justamente, lo que le otorga a los destinatarios la seguridad y certeza necesarias, y lo que, a su vez, les garantiza la realización efectiva de su derecho a reunirse para poder adoptar todas aquellas decisiones que reclamen el cumplimiento del objeto social y la suerte de la compañía.

Por las razones expuestas, la doctrina ha reiterado, que no es permitido variar en manera alguna las condiciones a que se ha hecho alusión, pues en efecto se trata de una reunión de origen legal cuyas características no podrán ser variadas por los particulares.

2. Ahora bien, en cuanto a la posibilidad de que uno de los accionistas participe en la reunión por derecho propio a través de un mecanismo de comunicación virtual y que su su participación y se tengan en cuenta para efectos de quórum y mayoría decisoria, estima este Despacho que no es viable, como quiera que según los requisitos legales para ese fin establecidos, esta es una reunión de carácter presencial que como se ha visto, necesariamente debe verificarse en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad en las condiciones señaladas, a la que los socios pueden asistir bien personalmente o mediante apoderado, conforme a la regla general prevista en el artículo 184 del Código de Comercio, lo que no permite la participación a través de otros mecanismos, como los que contempla el artículos 19 de la Ley 222 de 1995, para la realización de reuniones no presenciales.

3. En lo que hace a las condiciones que aplican para la reunión por derecho propio, tratándose de las Sociedades por Acciones Simplificadas, basta remitirse a los apartes del Oficio 220-015290 del 11 de marzo de 2012, en donde esta Entidad se pronunció en los siguientes términos:

‘La ley 1258 no se ocupa de regular específicamente este tipo de reunión, que como es sabido, se lleva a cabo en virtud de una convocatoria de origen legal que tiene como propósito suplir la falta de convocatoria a reunión ordinaria. Con fundamento en las reglas de remisión legalmente establecidas, la ausencia de regulación frente a las SAS podrá dar lugar a uno de los siguientes eventos:

(i) Si en los estatutos nada se ha estipulado al respecto, dicha reunión procederá cuando quiera que no se haya convocado a reunión ordinaria, siempre y cuando ésta deba realizarse dentro de los primeros tres meses del año. Ello considerando que la convocatoria para la reunión por derecho propio es de carácter legal y por ende, a los términos de la norma que la consagra ha de ceñirse la misma.

(ii) Es posible que en los estatutos se estipule la reunión por derecho propio en los mismos términos que la consagra el artículo 422 del Código de Comercio, en cuyo caso es indiscutible su aplicación.

(iii) También es posible estipular en los estatutos una reunión por derecho propio en condiciones distintas a las que prevé la disposición legal invocada, es decir para una fecha diferente, para hora o sitios distintos, o incluso con un quórum especial diferente. Sin embargo, ésta no será en sentido estricto “reunión por derecho propio”, dada la fuerza vinculante que tienen las condiciones de origen legal previstas para ellas, origen que no tendría en el supuesto descrito. Se trataría en tal caso de una reunión de convocatoria estatutaria, a las que se ha referido la doctrina para identificar las reuniones que tienen unos elementos de convocatoria preestablecidos en el contrato social.

(iv) Por último, es perfectamente viable establecer expresamente en los estatutos que no habrá lugar en ningún caso a la reunión por derecho propio’.

[…]”

En los anteriores términos ha sido atendida su solicitud, con el alcance señalado por el artículo 28 de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015.