La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, informó a los contribuyentes que recibieron una comunicación indicando que debe declarar, los lugares y horarios de los Puntos de Contacto a los cuales deben dirigirse de acuerdo a su condición:

BOGOTÁ
Carrera 6 No. 15 – 32 Edificio BCH
Piso 2°: Morosos
Piso 3°: Inconsistencias
Punto de Contacto Centro (Parque Santander) y Piso 8°: Omisos e inexactos Personas Naturales
Piso 11: Personas Jurídicas

Horario: Punto de Atención y Dirección Seccional: De Lunes a Viernes de 7:00 a.m. a 4:30 p.m. jornada continua. Punto de Atención a través de agendamiento

CALI
Calle 11 No. 3 – 18 Antiguo Edificio BCH - Calicentro
Piso 5°: Morosos
Auditorio Piso 14°: Omisos e Inexactos

Horario: Punto de Atención: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. jornada continúa. En la Seccional: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. jornada continúa.

MEDELLÍN
Carrera 52 No. 42 – 43 Centro Administrativo La Alpujarra
Piso 2°: Morosos
Piso 4°: Omisos. Inexactos e Inconsistencias

Horario: Punto de Atención: De Lunes a Viernes de 7:45 a.m. a 3:45 p.m. en jornada continua. En la Seccional: De Lunes a Viernes de 7:30 a.m. a 4:30 p.m. ingreso al público a partir de las 7:45 a.m. hasta la 3:45 p.m.

De acuerdo con el informe presentado por la Superintendencia Financiera, el valor de las cesantías causadas durante el 2014 y recaudadas entre el 1 de enero y el 16 de febrero de 2015 por los fondos de cesantías administrados por las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías y el Fondo Nacional de Ahorro, ascendió a $5 billones 639 mil millones.

De este monto, el 73%, es decir $4 billones 117 mil millones fueron a través de los fondos de cesantía y el 27%, equivalente a $1 billón $522 mil millones a través del Fondo Nacional de Ahorro.

Del valor recaudado por el Fondo Nacional de Ahorro $1 billón 522 mil millones, el 34.5% proviene de trabajadores del sector público, en tanto que el 65.5% de trabajadores del sector privado.

El valor recaudado por los fondos de cesantías administrados por las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías ($4 billones 117 mil millones) durante el período comprendido entre el 1o de enero y el 16 de febrero de 2015, fecha límite para consignar las cesantías causadas en el 2014, superó en un 13.7% al valor recaudado durante el lapso comprendido entre el 23 de diciembre de 2013 y el 14 de febrero de 2014. ($3 billones 621 mil millones).

Como consecuencia del recaudo de cesantías en el 2015, la participación de cada uno de los fondos presentó las siguientes variaciones:

El total de los recursos que conforman los portafolios de los fondos de cesantías gestionados por las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías al 16 de febrero de 2015, ascendió a $11 billones 379 mil millones, monto superior en $3 billones 813 mil millones al registrado el 31 de diciembre de 2014, lo que representa un incremento del 50.4%.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, publicó las fechas para acceder a los beneficios establecidos por la Ley 1739 de 2014 (Reforma Tributaria):

Febrero 23: Pago de saldos pendientes de Condiciones Especiales de Pago acogidas en años anteriores.

Febrero 27: Presentación de declaraciones (impuesto sobre la renta, IVA, CREE, al Consumo) omitidas o con errores, SIN 27 SANCIÓN, NI INTERESES DE MORA, Siempre y cuando el contribuyente no haya sido notificado con requerimientos especiales o emplazamientos por parte de la DIAN.

Mayo 31: Descuento del 80% en los intereses y sanciones, pagando obligaciones tributarias con la DIAN, de los años 2012 y anteriores.

Descuento del 50% en los intereses por el pago de sanciones tributarias, aduaneras o cambiarias, impuestas 31 mediante resolución.

Septiembre 30: Reducción en las sanciones, intereses y actualización por la conciliación en los procesos contenciosos administrativos, siempre y cuando presente la solicitud de conciliación hasta el 30 de septiembre y cumpla con 30 los demás requisitos del artículo 55 de la Ley 1739 de 2014.

Octubre 23: Descuento del 60% en los intereses y sanciones, pagando obligaciones tributarias con la DIAN, de los años 2012 y anteriores siempre y cuando lo haga entre el 1 de junio y el 23 de octubre.

Descuento del 30% en los intereses por el pago de sanciones tributarias, aduaneras o cambiarias, impuestas mediante resolución o acto administrativo expedido por la DIAN, siempre y cuando lo haga entre el 1 de junio y 23 el 23 de octubre.

Octubre 30: Terminación de los procesos administrativos, tributarios, aduaneros y cambiarios, con reducción en las sanciones, intereses y actualización, siempre y cuando se les haya notificado el acto administrativo antes de la entrada en vigencia de la Reforma Tributaria de 2014 y cumplan con los demás requisitos del artículo 56 de la 30 Ley 1739 de 2014.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, hizo un nuevo llamado a los contribuyentes que en años anteriores se acogieron a CEP y que, a la fecha, tienen algún saldo pendiente por pagar que les haría perder dicho beneficio, teniendo en consecuencia que pagar los intereses y sanciones que les fueron condonados en su oportunidad.

La DIAN señaló que estas personas podrán mantener los beneficios de estas Condiciones Especiales si, a más tardar, el próximo 23 de febrero pagan la totalidad de los saldos pendientes que superen los $27.485 (1 Unidad de Valor Tributario – UVT de 2014).

Para las Condiciones Especiales de pago con saldos iguales o menores a este valor, la administración tributaria, a través de sus direcciones seccionales en el país, suprimirá, de oficio, y sin requisito alguno, estas deudas. Así, los deudores quedarán a paz y salvo, normalizando sus obligaciones, tal y como se estableció en la Reforma Tributaria.

El 75% de los potenciales beneficiarios de esta disposición (de un total de 4.815) están en ciudades como Bogotá, Medellín, Cali, y Barranquilla, a quienes la DIAN ha remitido correos electrónicos y mensajes de texto o realizado llamadas telefónicas, para que no dejen pasar esta oportunidad.

Finalmente, la DIAN afirmó que en su página web www.dian.gov.co, está dispuesto un botón en donde los ciudadanos, con su número de NIT, podrán consultar si tienen algún saldo pendiente de Condiciones Especiales de Pago anteriores que deba pagar antes del 23 de febrero.

Mediante el Oficio 220-001432 del 14 de enero de 2015, la Superintendencia de Sociedades emitió un concepto sobre que tiene como tema la presentación de la declaración tributaria y a quién corresponde realizarla.

El texto de la Superintendencia de Sociedades es el siguiente:

“Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2014-01- 528883, por la cual describe una situación relacionada con la no presentación oportuna de la declaración tributaria de una sociedad, la cual fue preparada por el contador y revisada por el revisor fiscal y, al respecto plantea la siguiente inquietud:

“¿Sobre quién recae la responsabilidad del deber formal de inspeccionar el cumplimiento de la presentación de las declaraciones tributarias?”

Sobre el particular, es preciso tener en cuenta que de conformidad con el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, relacionado con los deberes de los administradores de la sociedad mercantil (artículo 22 ibídem.), éstos “deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados.

En cumplimiento de su función los administradores deberán:

(…)

2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias.

(…) (Subrayado fuera de texto)”

Así es claro que la disposición invocada impone a la persona que en un momento determinado ejerce la representación legal de compañía, la obligación de garantizar el cumplimiento a cabalidad de las funciones que le competen en su calidad de tal.

Dicho administrador al margen de cualquier circunstancia, debe estar atento al cumplimiento de sus obligaciones no solo frente a los asociados sino también frente a los terceros en general, buscando el adecuado desarrollo de las actividades de la compañía y evitando causar perjuicios por la no oportuna atención de sus deberes, advertencia expresa de que el representante legal según los términos del artículo 24 de la mencionada ley, es responsable de manera solidaria e ilimitada de los perjuicios que por dolo o culpa, le cause a la compañía, a los asociados o a los terceros en general.#n este orden de ideas, a juicio de esta Entidad se tiene que si bien es cierto, el contador y el revisor fiscal de la compañía deben preparar y revisar la declaración tributaria de la misma, no lo es menos que la obligación de presentarla ante la autoridad correspondiente le corresponde al representante legal de la sociedad contribuyente.

En los anteriores términos su solicitud se ha atendido, no sin antes anotar que los
efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del
Código Contencioso Administrativo”.

La Registraduría Nacional del Estado Civil suscribió un convenio con la Cámara de Comercio de Bogotá con el fin de que pueda acceder y consultar la base de datos dispuesta por la Entidad para el servicio de autenticación biométrica.

Esta autenticación se realizará por medio de un aplicativo que confronta la información de las huellas dactilares de los ciudadanos que se acerquen a las 11 sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá con la información que reposa en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil en línea.

El convenio firmado facilita un trabajo conjunto encaminado a prevenir delitos como la suplantación de personas y el fraude, además da cumplimiento al Decreto – Ley 019 de 2012 y la Circular Externa de la Superintendencia de Industria y Comercio 008 de octubre de 2013.

La autenticación se realiza de manera directa con la información biométrica de la base de datos de la Registraduría y permitirá tiempos de respuesta inferiores a un segundo.
Este convenio permitirá a la Cámara de Comercio de Bogotá verificar la identidad de una persona que radicará documentos relacionados con registros públicos en cada una de sus sedes.

Con este convenio ya son cinco los que se han firmado para el acceso a la base de datos biométrica de la Registraduría, los demás se suscribieron con la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, Registro Único Nacional de Tránsito Runt, la Lotería de Bogotá y el Banco Agrario.

Procedimiento para el acceso a la base de datos de la Entidad
Las Entidades interesadas en suscribir el convenio con la Registraduría para el acceso a las base de datos de la Entidad, deben presentar un requerimiento formal ante la Entidad, para así iniciar con la instalación de mesas de trabajo técnicas que permiten la implementación del proceso.

Las peticiones presentadas por las entidades son tramitadas a través de la Secretaría General de la Registraduría. Esta dependencia coordina con las diferentes áreas competentes el trámite a que haya lugar, emite los pronunciamientos correspondientes para cada caso, según se indica en la Resolución 3341 de 2013, de la Registraduría.
La Entidad interesada en suscribir un convenio debe proveer el canal de comunicación, los equipos y la infraestructura tecnológica necesaria para la transmisión de la información.

La Cámara de Comercio de Bogotá invitó a las empresas a renovar los trámites oportunamente para así evitar las sanciones establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), que llegarían hasta los 17 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes si no renueva durante los tres primeros meses del año.

Ésto, según lo previsto en el Artículo 37 del Código de Comercio, en el Artículo 5 del Decreto 2153 de 2011 y en el Artículo 30 de la Ley 1727 de 2014 la SIC.

Conforme a esta última norma, las cámaras de comercio están obligadas a reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio el listado de comerciantes que incumplan con la renovación oportuna de su matrícula mercantil.

De acuerdo con el Artículo 31 de La Ley 1727 de 2014- Depuración del Registro Único Empresarial y Social- RUES, anualmente se realizará la depuración de las bases de datos con las siguientes condiciones:

1. Las sociedades comerciales y demás personas jurídicas, que hayan incumplido la obligación de renovar la matrícula mercantil o el registro, según sea el caso, en los últimos cinco (5) años, quedarán disueltas y en estado de liquidación.

2. Cancelación de la matrícula mercantil de las personas naturales, los establecimientos de comercio, sucursales y agencias que hayan incumplido la obligación de renovar la matrícula mercantil en los últimos cinco (5) años.

En el marco del mejoramiento y la optimización de los Servicios Informáticos Electrónicos Aduaneros, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, hizo saber a los usuarios de éstos y a la ciudadanía en general, que ante eventuales fallas en el servicio, la Entidad cuenta con un protocolo o documento denominado “Contingencia por la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos - aduaneros".

Una vez presentada la falla en los aplicativos que soportan la operación aduanera y declarada la contingencia por la autoridad aduanera competente, será aplicado el mencionado protocolo por los funcionarios de la DIAN. El documento en mención, define las actividades, procedimientos, responsables, tiempos y clase de registro que se deben seguir en caso de la interrupción de los Servicios Informáticos Electrónicos Aduaneros.

La aplicación de este protocolo tiene como objetivo mitigar el impacto de una posible contingencia y garantizar la continuidad de las operaciones de comercio exterior.

Es de anotar que los tiempos establecidos en el protocolo no superan las dos horas.

Por último, la DIAN recordó a todos sus usuarios que la tecnología y el mejoramiento permanente de los procesos de gestión de la plataforma tecnológica, se encaminan día a día a brindarles herramientas que faciliten su relación con la Entidad.

La Asociación Nacional de Cajas de Compensación Familiar Asocajas presentó ante la Corte Constitucional una demanda de inconstitucionalidad en contra del artículo 81 de la Ley 1687 de 2013, la cual modifica el artículo 12 de la Ley 179 de 1994, por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1o de enero al 31 de diciembre de 2014.

Mediante dicha norma el Congreso de la República, con el aval del Ministerio de Hacienda y Crédito, dispuso que "las contribuciones parafiscales administradas por los órganos que no forman parte del Presupuesto General de la Nación, independientemente de su naturaleza jurídica, se incorporarán en un presupuesto independiente que requerirá la aprobación del Consejo Superior de Política Fiscal (Confis), salvo aquellas destinadas al financiamiento del Sistema General de Seguridad Social".

Sin embargo, la Honorable Corte Constitucional mediante sentencia proferida en febrero de 2015, declaró inexequible el artículo 81 de la Ley Anual de Presupuesto de 2014 y estipuló que la incorporación de los recursos parafiscales de las Cajas de Compensación y otros, no podrán regularse en la Ley Anual de Presupuesto por violar la Unidad de Materia, lo cual implicaba la ostensible vulneración de nuestro ordenamiento constitucional.

Los fundamentos de la Corte Constitucional para el fallo fueron:

Para iniciar, en relación con los cargos referidos al desconocimiento de los artículos 1, 2, 4, 13, 42, 44, 45, 47, 48, 53, 56, 151 y 209 la Corte decidió abstenerse de analizarlos, por cuanto: (i)el actor no explicó las razones por las cuales la norma acusada los transgrede y se limitó a hacer una enunciación de los mismos y (ii) carecen del requisito de la pertinencia, por cuanto el demandante plantea los problemas de la aplicación práctica de la norma en los casos de subsidio familiar, pero sin explicar las razones objetivas que confronten el contenido de las normas acusadas con los textos constitucionales. En este orden de ideas, deduce conclusiones que no provienen del contenido de la norma acusada, sino de su lectura particular.

Ahora bien, con respecto a los cargos formulados por el accionante en relación con (i) la trasgresión del principio de unidad de materia, contenido en el artículo 158 de la Constitución Política y (ii) la reserva de ley orgánica –artículos 151 y 352 Superiores-, la Sala consideró que cumplen con la carga argumentativa necesaria para satisfacer las exigencias legales y jurisprudenciales. No obstante, la Sala Plena decidió abstenerse de analizar lo atinente al cargo de vulneración de la reserva de ley orgánica teniendo en cuenta que el desconocimiento del principio constitucional de unidad de materia consagrado en el artículo 158 Superior, por sí sólo, conduce a la declaratoria de inexequibilidad.

La Sala evidenció que existió un desconocimiento de tal norma constitucional, en la medida que (i) se incluyó una norma cuyo objeto no tenía conexión con la materia presupuestaria propia de una Ley Anual de Presupuesto, (ii) no logró demostrarse que su objeto persiguiera su debida ejecución, y (iii) las disposiciones superan las limitaciones de tiempo de las normas presupuestales.

La Corte reiteró que la unidad temática se rompe cuando no es posible encontrar una congruencia causal, temática, sistemática y teleológica entre los distintos aspectos que regula la ley y la materia dominante de la misma. En el caso de las Leyes Anuales de Presupuesto, es necesario también considerar los aspectos de (i) temporalidad, (ii) asunto y (iii) finalidad presupuestal. En este orden de ideas, las disposiciones generales de la ley anual del presupuesto no pueden tener vocación de permanencia ni modifican reglas generales, incluidas en leyes permanentes.

En este orden de ideas, señaló que la Ley Anual de Presupuesto involucra una serie de disposiciones generales necesarias para su correcta ejecución y contiene las indicaciones que debe acoger el Gobierno como ejecutor del gasto público y recaudador de los ingresos fiscales dentro de la vigencia fiscal a la que está llamado a regir. El artículo 81 de la Ley 1687 de 2013 busca complementar una disposición normativa que dista de contener una estimación de ingresos, una autorización de gastos o una norma para la debida ejecución del presupuesto aprobado. Por el contrario, pretende establecer una regla general y permanente sobre la manera de incorporar las contribuciones parafiscales de los órganos que no son parte del Presupuesto General de la Nación.

Ahora bien, aunque la Corte declaró la inconstitucionalidad de la disposición acusada, decidió diferir los efectos de dicha declaratoria hasta el 31 de diciembre de 2015, a fin de que el Congreso le dé el trámite correspondiente. Ello, por cuanto una declaratoria de inexequibilidad pura y simple, desconocería postulados constitucionales de gran valor como la protección de recursos públicos, sumado a que podría generar inseguridad jurídica frente a la administración de estos aportes.

La Superintendencia de Sociedades aclaró algunas dudas sobre la Circular 100-000005 de 2014, que obliga a establecer un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. Estas son las explicaciones:

¿Quiénes se encuentran obligados a adoptar lo dispuesto en la Circular?
Están obligadas a cumplir la Circular 100-000005 de 2014 las entidades que cumplan con dos requisitos:
1. Estar VIGILADA por la Superintendencia de Sociedades (art. 84 de la Ley 222 de 1995 y Decreto 4350 de 2006).
2. Registrar ingresos brutos iguales o superiores a 160.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) al corte del 31 de diciembre de 2013.

¿Cuáles son las principales obligaciones que impone la Circular 100-000005 de 2014?
La Circular obliga a establecer un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), según las características de cada empresa, los bienes y servicios que ofrece, su comercialización, las áreas geográficas donde opera, entre otros aspectos que resulten relevantes en el diseño del mismo.

La Circular determina un mínimo de requisitos que debe cumplir dicho sistema, dentro de los cuales están:
1) Identificar las situaciones que puedan generar a la empresa riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realiza.
2) Establecer procedimientos de debida diligencia, tales como conocimiento de clientes, personas expuestas políticamente, proveedores, asociados, trabajadores y empleados.
3) Reglamentar el manejo de dinero en efectivo al interior de la empresa.
4) Comunicar la política y procedimientos adoptados para la prevención de este riesgo a los empleados que deban recibir la información para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
5) Capacitar de la forma y frecuencia que la entidad determine, a los empleados sobre la prevención de este riesgo por lo menos una vez al año.
6) Establecer herramientas para identificar operaciones inusuales o sospechosas.
7) Acreditar con soportes todas las operaciones, negocios y contratos.
8) Reportar a la UIAF las operaciones intentadas y sospechosas, ROS.

¿Cuál es el término que se cuenta para la implementación de las disposiciones de la Circular?
Las entidades obligadas que con corte al 31 de diciembre de 2013 hayan registrado ingresos brutos iguales o superiores a 160.000 SMMLV contaban con un plazo máximo de 12 meses calendario, contados a partir del 31 de diciembre de 2013, para implementar las medidas establecidas en la Circular sobre la prevención del LA/FT.

Por su parte, las entidades que con posterioridad a la entrada en vigencia de la Circular registren ingresos brutos iguales o superiores a 160.000 SMMLV, al 31 de diciembre de 2014 y sucesivamente en la misma fecha de corte, cuentan con un plazo máximo de 12 meses calendario, contados a partir del corte a 31 de diciembre del año en que superen los ingresos mencionados, para implementar lo dispuesto en dicha Circular.

¿Quiénes son los responsables de diseñar e implementar las disposiciones de la Circular al interior de las compañías?
El proyecto de la política para la implementación del sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT estará a cargo del representante legal quien deberá diseñarlo teniendo en cuenta que las mismas se ajusten a las características de la empresa y presentarlo a consideración de la junta directiva, quien será la encargada de aprobarlo. En las sociedades que no tengan junta directiva, el representante legal deberá presentar el proyecto de la política del sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT al máximo órgano social.

El representante legal deberá hacer cumplir la política e instrucciones que en materia de prevención y control de LA/FT sean aprobadas por la junta directiva o el máximo órgano social. Con el fin de que al interior de la entidad haya una persona responsable de la ejecución y seguimiento al sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT, se debe designar un oficial de cumplimiento, o quien haga sus veces, quien rendirá informes al representante legal con la frecuencia que se establezca en el sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT propio de la empresa. En todo caso presentará por lo menos un informe semestral.

La junta directiva, y en ausencia de ésta el máximo órgano social, exigirá el cumplimiento del sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT al representante legal.

¿Cuáles son las sanciones que se derivan del incumplimiento de las disposiciones de la Circular?
El incumplimiento de las órdenes impartidas en la Circular dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas pertinentes a la compañía y a sus administradores, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades. De conformidad con esta disposición la Superintendencia de Sociedades podrá imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos.

¿Es posible nombrar y asignar las funciones como oficial de cumplimiento al auditor interno vinculado laboralmente a la compañía?
La Circular 100-000005 de 2014 determina que debe designarse una persona responsable de la ejecución y seguimiento al sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT, quien rendirá informes al representante legal con la frecuencia que se establezca en dicho sistema. El citado acto administrativo concede amplia libertad a la sociedad para escoger a ese oficial de cumplimiento y no prohíbe que sea el auditor quien cumpla dichas funciones.

¿Qué tipo de vinculación con la empresa debe tener la persona nombrada como oficial de cumplimiento?
La referida circular no expresa que tipo de vínculo debe existir entre la sociedad y la persona que cumpla las funciones de oficial de cumplimiento. En ese sentido concede amplia libertad a las sociedades para determinar la forma de vinculación que consideren conveniente. Lo importante es que la persona que ejerza esas funciones tenga el perfil adecuado, es decir, que conozca suficientemente el negocio o actividad desarrollada, demuestre habilidades para verificar la implementación del sistema con eficacia y eficiencia, posea altas calidades éticas y genere confianza a los administradores, con quienes debe mantener una comunicación constante.

¿Si tratándose de una sucursal extranjera, el administrador debe presentar el informe de que trata el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, respecto de la Circular Externa 100-000005 de 17 de junio de 2014, sobre prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo?
La sucursal de sociedad extranjera que cumpla con los requisitos señalados en la Circular 100-000005 de 17 de junio de 2014, deberá implementar el sistema de prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. No obstante, respecto de los informes de los administradores solo deberá realizar lo que resulte compatible con su naturaleza, sin perjuicio de disponer de toda la documentación necesaria para sustentar el cumplimiento de lo establecido en el citado acto administrativo. El artículo 47 de la Ley 222 de 1995 regula lo relativo al informe de gestión que deben presentar los administradores a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación. Por tratarse de una sucursal extranjera, pues no existe en Colombia un máximo órgano social al cual realizar el reporte.

Cada una de las empresas que conforman el grupo empresarial deben implementar el sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT?
Sobre el particular la Circular 100-000005 de 2014 establece: “Para el caso de los grupos empresariales, definidos en el artículo 28 de la Ley 222 de 1995, las sociedades del grupo empresarial que estén sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades y que cumplan con el requisito del monto de ingresos brutos establecidos en el numeral 2º de la presente circular, deberán adoptar un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de conformidad con ésta. Aquellas sociedades del grupo empresarial que estén vigiladas por una superintendencia diferente a la Superintendencia de Sociedades, deberán cumplir con los dispuesto por ésta, según sea el caso, en materia de prevención del LA/FT”.

No obstante, si los controlantes y/o administradores del grupo empresarial lo estiman conveniente es posible diseñar e implementar un sistema de prevención del LA/FT que involucre a todas las empresas del conglomerado. Resulta evidente que la vinculación a un grupo puede generar unos riesgos particulares y la perspectiva de conjunto es importante a la hora de realizar el análisis de riesgos.

¿Si la empresa es inspeccionada, vigilada o controlada por la Superintendencia de Sociedades, pero NO está obligada a implementar un sistema de gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, de acuerdo con la Circular 100-000005 de 2014, por no cumplirse los requisitos establecidos para el efecto, qué obligaciones tienen los administradores en relación con este tema de LA/FT?
El artículo 23 de la Ley 222 de 1995, establece que los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. En consecuencia corresponde a los administradores evaluar los diferentes riesgos que puedan afectar a la empresa y adoptar las medidas correspondientes. Resulta evidente que uno de los riesgos más importantes es el relativo al lavado de activos y financiación del terrorismo. Deberán tener en cuenta las recomendaciones establecidas en la Circular 004 de 2009, dirigía a socios, accionistas, administradores y revisores fiscales de sociedades mercantiles, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras, inspeccionadas, vigiladas y controladas por la Superintendencia de Sociedades.

Así mismo , conviene tener en cuenta que la Circular 100-000005 de 2014 al referirse a las sociedades no obligadas por la misma señala: “El resto de sociedades podrá considerar lo dispuesto en esta circular como recomendaciones, que de implementarse, garantizarán a las mismas protección contra el flagelo de lavado de activos y financiación del terrorismo, no solo en beneficio de los inversionistas, administradores y demás empleados de la empresa, sino que servirán de protección contra el riesgo de pérdida de reputación y perdurabilidad de las mismas, entre otros.”

Si una empresa a corte de 31 de diciembre de 2013 no tiene los requisitos de la circular para implementar el sistema de gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, pero con posterioridad alcanza el monto requerido, deberá hacerlo?
Si al cierre del ejercicio del año 2014 o sucesivamente en los cortes de cada año, se generaren unos ingresos equivalentes o superiores a los 160.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), estarán obligados a tomar las medidas encaminadas a dar cumplimiento a lo dispuesto en la Circular.

Aquellas empresas que no desarrollan las actividades descritas en las resoluciones proferidas por la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, pero que sí registran ingresos superiores a 160.000 SMMLV, están obligadas a designar un Oficial de Cumplimiento y a reportar a la UIAF?
Todas las entidades obligadas a cumplir con la Circular 100-000005 de 2014 deberán designar un oficial de cumplimiento o quien haga sus veces. El objetivo de esta obligación es que haya una persona responsable del seguimiento al sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT. Ahora bien, la mencionada circular no exige que se designe a una persona exclusivamente para esta función o deba crearse un nuevo cargo en la sociedad. Cada empresa deberá determinar la mejor forma de cumplir con esta exigencia. En cuanto a los reportes a la UIAF, la referida circular en el numeral 6.4. consagra: “Si se llegara a tener conocimiento de una operación sospechosa o una operación intentada en la medida de lo posible debería reportarse como ROS directamente a la UIAF y de manera inmediata, conforme a las instrucciones señaladas por la citada unidad en el instructivo del anexo 1, que forma parte de la presente circular.

Este instructivo podrá ser modificado o adicionado por la UIAF, por lo cual las sociedades deberán consultar constantemente la página de internet www.uiaf.gov.co, con el fin de utilizar el documento actualizado “Anexo 1 – ROS Superintendencia de Sociedades”. En consecuencia, las entidades obligadas a cumplir la Circular 00005 de 2014, deberán en estos términos cumplir con los reportes a la UIAF, así no se encuentren obligados directamente por los resoluciones expedidas por dicho organismo.

En apartes de la Circular Externa 100-000005 de 2014 se habla de operación inusual y sospechosa como si fueran sinónimos, como por ejemplo en el numeral 6.2. cuando hace referencia a que “la empresa deberá establecer herramientas que permitan identificar operaciones inusuales o sospechosas”. ¿Se debería considerar que los términos inusual y sospechoso en relación con las operaciones son sinónimos? Por otro lado, ¿La identificación de una operación inusual o sospechosa son dos etapas dentro de un proceso de análisis?

Lo que se quiere expresar es que la herramienta debe identificar tanto las operaciones inusuales como las sospechosas. No toda operación inusual es sospechosa. Es el caso de aquellas operaciones atípicas en el giro de los negocios del cliente, que sí tienen una explicación lícita y razonable. Luego se trata de conceptos relacionados, pero no sinónimos. La Circular 100-000005 de 2014 define estos conceptos así:

Operación inusual: Es aquella cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica de los clientes, o que por su monto, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos.

Operación sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate no ha podido ser razonablemente justificada. Estas operaciones tienen que ser reportadas única y exclusivamente a la UIAF.

¿Se deben reportar las operaciones inusuales a la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF?.
Se deben reportar las operaciones sospechosas y las intentadas, tal como queda establecido en la Circular 100-000005.

Dado que en la última versión de la circular sobre lavado de activos se eliminó la previsión sobre la verificación de su cumplimiento por parte del Revisor Fiscal de la respectiva sociedad, qué tipo de constancia o gestión podría ser válida para este propósito?

Es responsabilidad del representante legal la presentación del proyecto de la política de administración del riesgo de LA/FT a la junta directiva o al máximo órgano social, igualmente será él quien deberá hacerla cumplir. En ese mismo sentido deberá informar sobre su cumplimiento y responder los requerimientos que al respecto formule esta entidad.

Esto sin perjuicio de las funciones atribuidas a los miembros de las juntas directivas y al revisor fiscal, quienes también deberán velar por la implementación del sistema de prevención de que trata la citada circular, de acuerdo con lo establecido en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, el artículo 207 del Código de Comercio y el artículo 7 del Estatuto Anticorrupción. Adicionalmente, en las actas de la junta directiva o del máximo órgano social deberá quedar constancia de las decisiones tomadas sobre el particular.

Una sociedad que NO está vigilada por la Superintendencia de Sociedades pero SI por otra Superintendencia (por ejemplo la de Salud) estaría obligada a cumplir con el contenido de la Circular Externa si cumple con el requisito de ingresos brutos superiores a 160.000 smlmv?

Las entidades obligadas por la Circular 100-000005 de 2014 son aquellas que tienen la calidad de vigiladas por la Superintendencia de Sociedades y que a 31 de diciembre de 2013 registraron ingresos brutos iguales o superiores a 160.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv). En ese sentido si es vigilada por la Superintendencia de Salud, pues no cumple con una de las condiciones esenciales como lo es encontrarse sometida a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades.

¿Con qué periodicidad se debe reportar a la Superintendencia de Sociedades los avances de la implementación?
No se estableció en dicho acto administrativo una obligación de reporte a esta entidad, pero en cualquier momento se podrán realizar requerimientos o practicar visitas para verificar lo allí ordenado. Ahora bien, es preciso considerar lo establecido sobre la obligación del representante legal de referirse detalladamente al tema en el informe de gestión que se debe presentar a la junta directiva y al máximo órgano social y remitirse a esta entidad en las fechas establecidas para que las vigiladas reporten la información exigida en el Formulario Empresarial.

¿El oficial de cumplimiento es el responsable de elaborar y emitir los reportes a la UIAF y con qué periodicidad debe hacerlo?
La obligación de reporte a la UIAF en virtud de lo dispuesto en la Circular 100-000005 de 2014 corresponde a las entidades obligadas por dicho acto administrativo. No obstante, es razonable que si la entidad así lo define, sea él quien elabore y remita los reportes, de acuerdo con las condiciones que establezca dicho organismo, para lo cual deben consultar la página web www.uiaf.gov.co